Compartir archivos con clientes sin dejar la puerta abierta

Microsoft 365 y Google11 de August de 2026

El problema de compartir archivos no es el momento de enviarlos: es que el enlace sigue funcionando dos años después, cuando esa persona ya no trabaja con vosotros y el documento ya no debería estar accesible. La regla práctica es sencilla: todo enlace compartido lleva caducidad y destinatario concreto.

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Las tres formas de compartir, de peor a mejor

Adjuntar al correo

Es lo más común y lo que menos control deja. El archivo se copia en el buzón del destinatario y en los servidores por los que pasa, no se puede retirar, no caduca y si te equivocas de destinatario no hay vuelta atrás. Para un documento sin datos sensibles es aceptable; para una nómina o un listado de clientes, no.

Enlace abierto: «cualquiera con el enlace»

Cómodo y peligroso a partes iguales. El enlace se reenvía, se queda en hilos de correo antiguos y funciona indefinidamente. Cualquiera que lo obtenga entra, sin identificarse y sin que quede constancia de quién fue.

Enlace con destinatario y caducidad

Es la opción correcta para casi todo. El acceso se concede a personas concretas, caduca en una fecha, y queda registro de quién ha abierto el documento. Si alguien deja de necesitarlo, se le retira el acceso sin tocar el archivo.

La configuración que conviene dejar puesta

En lugar de recordar hacerlo bien cada vez, es mejor que el sistema lo ponga difícil por defecto:

• Caducidad por defecto en los enlaces hacia fuera. Un mes suele ser suficiente para un intercambio de trabajo.
• Aviso al usuario cuando está compartiendo fuera de la organización, para que sea una decisión consciente.
• Permiso de solo lectura salvo que se necesite lo contrario. Mucha gente comparte con permiso de edición por inercia.
• Restringir la descarga en documentos sensibles: se pueden ver pero no guardar copia, que evita que el archivo siga vivo fuera de tu control.
• Los archivos de trabajo en unidades de la organización, no en el espacio personal de cada uno. Cuando la persona se va, la información no se va con ella.

El caso de los documentos con datos personales

Si el archivo contiene datos de personas —nóminas, listados de clientes, currículums, informes médicos— hay dos consideraciones adicionales.

La primera es de sentido común: cuantas menos copias existan, mejor. Compartir un enlace con caducidad deja una copia; enviarlo por correo deja varias, en sitios que no controlas.

La segunda es de cumplimiento: si compartes datos personales con un proveedor que los trata por cuenta tuya, hace falta el contrato correspondiente. Compartir una carpeta con la gestoría es un tratamiento de datos, aunque se haga con dos clics.

Cuando hace falta más protección

Para documentación especialmente sensible, o cuando el destinatario lo exige, existen dos capas adicionales que no complican mucho la vida.

Una es proteger el archivo con contraseña y enviarla por otro canal: el documento por correo y la clave por teléfono. Es rudimentario pero efectivo contra el error de destinatario, que es el fallo más común.

La otra es cifrar el correo cuando el proveedor lo permite, de forma que solo el destinatario previsto pueda abrirlo. Conviene comprobar antes que el otro extremo puede recibirlo sin problemas.

La norma de una línea

Si hay que quedarse con una sola idea: ningún enlace de trabajo se comparte sin fecha de caducidad. Es una decisión que se configura una vez y que resuelve la mayor parte del problema sin que nadie tenga que acordarse de nada.

Lo revisamos en la auditoría de seguridad, donde sacamos la lista de lo que tu empresa tiene compartido hoy hacia fuera. Suele ser el momento en que aparece algún documento que llevaba años accesible. Escríbenos si quieres que lo miremos.