Son dos preguntas, y conviene responderlas antes de contratar nada: cuánto tiempo puede estar tu empresa sin trabajar, y cuánto trabajo puedes permitirte perder. La primera decide cuánto vas a gastar en recuperación; la segunda, cada cuánto tienen que hacerse las copias. En el sector se llaman RTO y RPO, pero las siglas son lo de menos.
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Pregunta uno: ¿cuánto podéis estar parados?
No es «cuánto queremos». Todo el mundo quiere cero. Es cuánto puede aguantar el negocio antes de que las consecuencias dejen de ser molestas y pasen a ser graves.
La forma de responderla es hacer el ejercicio en concreto, no en abstracto. Imagina que mañana a las nueve no arranca el sistema de gestión. ¿Qué pasa a las once? ¿Y a las cinco de la tarde? ¿Y pasado mañana? En algún punto de esa línea aparece algo que no se puede deshacer: un pedido perdido, un cliente que se va, una entrega que incumple un contrato, una sanción.
Ese punto es tu respuesta. En muchas empresas pequeñas está entre las cuatro horas y los dos días, y varía mucho según el sector: una clínica con agenda de pacientes tiene un umbral muy distinto al de un taller que trabaja contra pedido a tres semanas.
Pregunta dos: ¿cuánto trabajo podéis perder?
Si recuperas desde la copia de anoche, pierdes todo lo hecho hoy. Si la copia es de hace una semana, pierdes la semana. La pregunta es cuánto de eso se puede rehacer sin que sea un desastre.
Aquí hay un matiz que la gente pasa por alto: no es solo el trabajo que hay que repetir, es el que ni siquiera sabes que existía. Los pedidos que entraron esta mañana, las llamadas anotadas, los albaranes firmados. Rehacer un documento es molesto; no saber qué pedidos te entraron es otra cosa.
Qué implica cada respuesta
Las dos respuestas se traducen directamente en medidas y en coste.
| Si podéis estar parados… | Hace falta |
|---|---|
| Varios días | Copias diarias en un destino externo. Recuperación manual. Coste bajo. |
| Un día | Copias diarias verificadas, con el material de reinstalación preparado y documentado. |
| Unas horas | Un equipo o servicio de reserva listo para asumir el trabajo, y alguien disponible para activarlo. |
| Casi nada | Duplicación de sistemas. Es caro y rara vez lo necesita una empresa de menos de cincuenta personas. |
Y para la segunda pregunta, la traducción es más directa todavía: la frecuencia de las copias marca el máximo que puedes perder. Copias cada noche significan que puedes perder un día de trabajo. Si eso no es aceptable, hay que copiar más a menudo.
El error de aplicar la misma respuesta a todo
No todos los sistemas de tu empresa valen lo mismo parados. El programa de facturación puede ser crítico y la carpeta de fotos de la última feria puede esperar dos semanas sin que pase nada.
Conviene hacer una lista corta y clasificar. Con tres niveles basta:
- Crítico: sin esto no se factura ni se atiende a clientes. Recuperación en horas.
- Importante: se puede trabajar sin ello un día o dos. Recuperación al día siguiente.
- Prescindible a corto plazo: histórico, archivo, material que no se usa a diario.
Esta clasificación es la que evita gastar en proteger lo que no lo necesita, y es lo primero que miramos al plantear los planes de acompañamiento.
Un detalle que se olvida: el tiempo de las personas
Las estimaciones de recuperación suelen contar solo el tiempo técnico: cuánto tarda en restaurarse el sistema. Pero el reloj real empieza antes y termina después.
Empieza cuando alguien se da cuenta del problema, que puede ser a las nueve de la mañana o a las once si ocurrió de madrugada. Sigue con el tiempo de localizar a quien puede arreglarlo, que un sábado no es el mismo que un martes. Y termina cuando el equipo vuelve a trabajar de verdad, no cuando el servidor enciende.
Si tu estimación técnica es de cuatro horas, la real suele estar entre seis y diez. Contarlo desde el principio evita prometer plazos que luego no se cumplen.
Cómo convertir esto en una decisión
Con las dos respuestas y la clasificación en tres niveles, ya puedes decidir con criterio. Coge cada sistema crítico y comprueba si tu configuración actual cumple. Si tu programa de gestión es crítico con recuperación en horas y la única copia es un disco que alguien se lleva los viernes, tienes una incoherencia identificada y con nombre.
Ese es el valor del ejercicio: convierte una sensación difusa de «deberíamos estar más protegidos» en una lista concreta de desajustes entre lo que necesitas y lo que tienes.
En la auditoría de seguridad hacemos precisamente esta comparación, y medimos el tiempo de recuperación real restaurando de verdad en lugar de estimarlo. Si quieres plantearlo para tu empresa, cuéntanos a qué os dedicáis y qué usáis.
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